PERAN SEKRETARIS DALAM MENDUKUNG PUBLIC RELATIONS PADA PERUSAHAAN
ABSTRAK
Era
globalisasi menuntut setiap elemen organisasi baik pemerintah maupun swasta
untuk dapat menjaga keberlangsungan hidupnya ditengah-tengah persaingan usaha
yang cukup besar. Hal ini menjadikan setiap perusahaan untuk
semakin giat dalam menggalakkan public relations organisasinya
menuju good image (citra baik) perusahaannya di mata masyarakat luas. Salah
satu posisi pendukung optimalnya public relations suatu perusahaan adalah melalui peran
strategis sekretaris yang diemban melalui tugas-tugas yang dimilikinya.
PENDAHULUAN
Public relations merupakan aktivitas
mengelola komunikasi antara perusahaan dengan publiknya. Public relations atau dalam Bahasa Indonesia sering disebut sebagai
hubungan masyarakat, memuat proses komunikasi dua arah yang sering terjadi pada
perusahaan sebagai organisasi, baik komunikasi secara internal maupun eksternal
dari perusahaan tersebut. Pengelolaan public
relations yang baik mutlak dimiliki oleh masyarakat organisasi dalam hal
ini perusahaan.
Profesi seorang sekretaris memegang
fungsi penting dalam operasional keorganisasian suatu perusahaan. Seorang
sekretaris dalam kedudukannya sebagai seseorang yang terdekat dengan pimpinan
puncak diarahkan untuk bertindak sebagai public
relations officer baik untuk kepentingan internal maupun kepentingan
eksternal perusahaan. Hal ini akan membawa posisi sekretaris menuju tanggung
jawab dalam menumbuhkan citra baik perusahaan dimata masyarakat. Berdasarkan
fenomena di atas maka penulis tertarik untuk membahas mengenai peran sekretaris
sebagai mediator pimpinan dengan banyak pihak serta menuangkannya dalam tulisan
yang berjudul “Peran Sekretaris dalam
Mendukung Public Relations pada Perusahaan.”
PUBLIC RELATIONS
Istilah
public relations (PR) dewasa ini
kerap kali digunakan oleh banyak perusahaan. Menurut Yulianita (2007:21)
mengutip definisi public relations dari
Public Relations News sebagai berikut
:
Public relations is the management function
which evaluates public attitudes identifies the policies and procedures of an
individual or an organization with the public interest and executes a program
of action to earn public understanding and acceptance.
Definisi public relations di atas menyoroti hakikatnya sebagai fungsi manajemen
yang terdapat dalam sistem organisasi dalam upayanya menumbuhkan good will (itikad baik) dari publik
terhadap organisasi tersebut. Lembaga Public
Relations di Amerika Serikat mendefinisikan Public Relations sebagai “usaha yang direncanakan secara terus
menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal
balik antara organisasi dengan masyarakatnya.”
Di dalam beberapa bentuk perusahaan,
public relations dipandang sebagai
daya pendorong yang dapat membantu berbagai bidang yang ada dalam perusahaan
tersebut. Hal ini dapat dilihat dari uraian tugas-tugas pokok dari public relations diantaranya :
- Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan serta tantangan dan peluang yang dimiliki oleh perusahaan yang menaunginya. Banyak hal yang harus diidentifikasi oleh seorang public relations officer mengenai kondisi lingkungan perusahaan termasuk bagaimana mendiagnosis pemikiran masyarakat terhadap perusahaan tersebut.
- Merencanakan, melaksanakan serta mengevaluasi berbagai kegiatan perusahaan terutama yang melibatkan pihak luar perusahaan.
- Memastikan seluruh personil perusahaan untuk tidak melakukan suatu tindakan yang dapat mencemarkan nama baik perusahaan.
- Memberikan masukan kepada elemen perusahaan mengenai perkembangnan lingkungan intern dan eksternal perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan dimata masyarakat.
- Menjadi komunikator yang baik dalam hal memediasi segala sesuatu ketika perusahaan sedang mengalami permasalahan baik internal maupun eksternal.
- Membantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya, memberikan keterangan baik secara audio visual maupun melalui bentuk media lainnya.
- Mengoptimalkan arus informasi yang baik dan berjalan dua arah melalui berbagai media komunikasi yang tersedia.
Coulson dan
Thomas (1996:20) menyatakan bahwa :
Seorang
specialis public relations, tentu
saja diharapkan mengetahui sedikit banyak tentang pekerjaan semua orang yang
berada dalam organisasi yang akan ia hubungi. Agar efektif seorang spesialis
harus memberikan informasi kepada manajer-manajer lain mengenai kegiatannya,
yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab mereka.
Berdasarkan
uraian di atas dapat dikatakan bahwa public
relations memangku peran yang penting dalam suatu perusahaan dimana posisi
yang diperankan olehnya berada pada posisi sentral untuk menciptakan suasana
kondusif pada suatu perusahaan. Tantangan yang dihadapi public relations tersebut tentu tidak mudah bahkan membutuhkan
kerja keras dan kegigihan yang dapat diandalkan.
SEKRETARIS
Saat ini, pandangan terhadap profesi
seorang sekretaris mengalami kemajuan yang sangat pesat. Profesi ini
menjanjikan peluang yang besar bagi kemajuan prestasi dan kemampuan seseorang
yang menekuninya. Kata sekretaris sebenarnya berasal dari bahasa Latin secretum yang berarti “rahasia” atau secretarium yang berarti “seseorang yang
diberi kepercayaan untuk memegang rahasia”. Bila dilihat dari asal katanya,
sekretaris adalah seseorang yang seharusnya dapat menyimpan rahasia.
Hendarto
dan Tulusharyono (2006:1-2) mengutip beberapa pendapat ahli mengenai pengertian
sekretaris diantaranya :
1. Webster’s New Dictionary of American Language College
“Secreatary is a person
employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc.
For an organization or individual.”
2. Ruth J. Anderson
“Secretary is a personal
office assistant to a designated supervisor who has close and direct working
relationship with supervisor”
3. H.W Flower dan F.G Flower
“Person employed by another to
asist him in correspondence, literary work, getting information and other
confidential matters.”
4. The Professional Secretary International (Ikatan Sekretaris di Amerika)
“An assistant to an executive
possessing mastery of office skill and ability to assume responsibility without
direct supervision, who displays initiative, exercises judgement and makes
decisions within the scope of her authority.”
Berdasarkan
beberapa definisi sekretaris di atas, jelas bahwa tanggung jawab sekretaris
berkaitan dengan urusan administrasi kantor seperti surat, arsip dan pengurusan informasi
mengenai seseorang terutama dalam hal ini adalah pimpinan.
Tugas-tugas
dari seorang sekretaris diantaranya :
- Menerima dikte dari pimpinan
- Melaksanakan korespodensi
- Menyimpan berbagai arsip yang dinilai penting
- Menerima tamu-tamu pimpinan
- Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya
- Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya
- Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dengan bawahan
- Menemani pimpinan dalam pertemuan penting
- Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan
Melihat
uraian tugas sekretaris di atas, dapat dikatakan bahwa sekretaris berperan menjadi
mediator antara pimpinan dengan bawahan serta komunitas lainnya yang terlibat
dengan operasional perusahaan. Dalam hal ini profesionalitas sekretaris dalam
menjalankan tugas-tugasnya kerap kali dibutuhkan dalam upaya turut mencapai
tujuan perusahaannya.
JENIS PERUSAHAAN
Terdapat berbagai bentuk usaha yang
dijalankan oleh para pebisnis sesuai dengan sifat, kebutuhan dan hakikat bisnis
tersebut. Dewasa ini, terdapat beberapa bentuk perusahaan yang mendapatkan
legalitas dari pemerintah Negara Indonesia. Masing-masing perusahaan
tersebut memiliki karakteristik yang berbeda, namun pada dasarnya perusahaan –
perusahaan tersebut memiliki suatu problematika yang sama yaitu bagaimana public relations yang dijalin perusahaan
dengan masyarakat sekitarnya dapat turut membangun image baik perusahaan dimata masyarakat.
Berbagai bentuk perusahaan di Negara
Indonesia
diantaranya :
1.
Perseroan Terbatas (PT)
Perseroan Terbatas (Limited
Liability Company, Naamioze Vennootschap) adalah bentuk yang paling popular
dari semua bentuk usaha bisnis. Maksud dari PT berdasarkan hukum Indonesia
adalah suatu badan hukum yang didirikan berdasarkan perjanjian antara 2 (dua)
orang atau lebih, untuk melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang
seluruhnya terbagi dalam saham-saham.
2.
Firma (Fa)
Firma (partnership)
merupakan suatu usaha bersama antar 2 (dua) orang atau lebih yang dimaksudkan
untuk menjalankan suatu usaha di bawah suatu nama bersama. Setiap partner dalam
suatu firma dapat mengikatkan diri dan bertindak untuk dan atas nama perusahaan,
meskipun terdapat pembagian tugas di antara para partner.
3.
Commanditaire
Vennootschap (CV)
Bentuk perusahaan yang disebut sebagai Commanditaire Vennootschap atau dalam Bahasa Inggris disebut
sebagai Limited Corporation,
merupakan suatu bentuk badan usaha yang didirikan oleh 2 (dua) orang atau
lebih, dimana 1 (satu) orang atau lebih dari pendirinya adalah persero aktif
yang akan menjalankan dan bertanggung jawab secara penuh atas kekayaan
pribadinya dan yang lainnya merupakan persero pasif yang hanya bertanggung
jawab sebatas uang yang ia setorkan saja.
4.
Usaha Dagang (UD)
Dalam Bahasa inggris, Usaha Dagang dikenal dengan nama Sole Proprietorship, yang merupakan
suatu cara berbisnis secara pribadi dan sendiri (tanpa partner) tanpa
mendirikan suatu badan hukum, dan karenanya tidak ada harta khusus yang
disisihkan sebagaimana halnya dengan suatu badan hukum.
5.
Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
BUMN merupakan bentuk usaha di bidang-bidang tertentu, yang
umumnya menyangkut dengan kepentingan umum, dimana peran pemerintah di dalamnya
cukup besar, minimal dengan menguasai mayoritas pemegang saham.
6.
Koperasi
Koperasi merupakan badan usaha berbentuk badan hukum yang
anggotanya terdiri dari orang perorangan atau badan hukum koperasi dimana
kegiatannya didasarkan atas prinsip ekonomi kerakyatan berdasarkan atas
kekeluargaan untuk mencapai tujuan kemakmuran anggota.
7.
Yayasan
Yayasan merupakan suatu badan hukum yang tidak mempunyai
anggota, yang terdiri dari kekayaan yang disisihkan dan diperuntukkan untuk mencapai
tujuan-tujuan yayasan, yaitu tujuan dalam bidang-bidang sebagai berikut :
a.
Sosial
b.
Keagamaan
c.
Kemanusiaan
PERAN SEKRETARIS DALAM MENDUKUNG PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN
Public relations merupakan hal yang
sangat penting dalam kehidupan perkantoran terutama organisasi perusahaan. Hal
ini terjadi karena setiap organisasi dalam hal ini perusahaan tidak terlepas
dari keterlibatan masyarakat didalamnya dan masyarakat luar perusahaan yang
memiliki beraneka ragam karakter dan kepentingan.
Sekretaris
sebagai komponen yang memiliki posisi penting dalam keberlangsungan perusahaan,
tentu harus memahami bahkan menguasai pola public
relations yang baik dengan masyarakat internal perusahaan dan masyarakat
eksternal tentunya. Seperti diuraikan di atas bahwa setiap masyarakat yang
terlibat dalam perusahaan memiliki perbedaan karakter dan kepentingan yang
harus dipahami salah satunya oleh sekretaris. Hal ini dilatarbelakangi pula
dengan suatu kondisi dimana seorang sekretaris banyak dihadapkan dengan
berbagai elemen masyarakat yang berkaitan dengan operasional perusahaan.
Kehandalan
seorang sekretaris dalam mengelola public
relations yang mampu menghasilkan output
dimana publik perusahaan dapat memiliki itikad dan penilaian yang baik pada
perusahaan merupakan suatu tantangan tersendiri bagi sekretaris. Komunikasi,
koordinasi dan kerjasama dengan berbagai elemen masyarakat baik internal maupun
eksternal perlu dipastikan berjalan secara kondusif demi mencapai tujuan
organisasi. Melalui tugas-tugas sekretaris diharapkan komunikasi dua arah
antara perusahaan dengan masyarakat tidak mengalami hambatan.
Permasalahan
yang sering dihadapi oleh sebuah perusahaan atau lembaga adalah komunikasi yang
tidak efektif. Gejala-gejala yang banyak terjadi adalah seperti :
a. Kurangnya informasi mengenai data dan keterangan terutama yang
memerlukan perbaikan dan sering terdapat kekurangmampuan untuk merinci hasil
yang dicapai oleh perusahaan sehingga terdapat kesulitan bagi masyarakat untuk
mengakses berbagai informasi yang terkait dengan perusahaan.
b. Kurangnya upaya dari perusahaan dalam mensosialisasikan segala
aktivitas perusahaan pada masyarakat sehingga memungkinkan terjadinya
kesalahpahaman terhadap apa yang dilakukan perusahaan.
c. Kurangnya rasa tanggung jawab perusahaan terhadap pemeliharaan
lingkungan yang terkadang hal ini membuat masyarakat menjadi apatis terhadap
hal-hal yang dilakukan oleh perusahaan.
d. Terjadi hambatan komunikasi internal kantor yang disebabkan kegagalan
dalam menjalin komunikasi secara dua arah.
Dengan
melihat beberapa permasalahan tersebut, maka peran sekretaris dalam turut
mengembangkan public relations
perusahaan sangatlah penting. Hal ini mengingat bahwa banyak dari sekian banyak
tugas yang diemban oleh seorang sekretaris, pada hakikatnya tugas-tugas
tersebut melibatkan koordinasi dengan banyak pihak baik internal maupun
eksternal. Seperti diuraikan sebelumnya bahwa seorang sekretaris membantu
pimpinan yang dilayaninya agar bisa melaksanakan tanggungjawabnya sebagai
pemimpin. Namun jauh lebih luas dari kondisi tersebut, sekretaris sesungguhnya
mengemban tugas yang cukup banyak melibatkan pihak lain diantaranya internal
perusahaan dan masyarakat eksternal perusahaan. Oleh karena itu, Selain
menjalankan tugas kesekretariatan, seorang sekretaris pun bertugas menjalin
hubungan yang baik dengan orang lain terkait dengan posisinya dalam perusahaan.
Dengan
demikian, peran strategis yang dijalankan dalam perusahaan, maka lahirlah
tuntutan dimana seorang sekretaris wajib berpartisipasi dalam mendukung
berjalannya public relations yang
baik pada perusaahan. Apabila sekretaris melakukan kelalaian dalam melaksanakan
tugas yang diembankan pada dirinya, hal ini akan menyebabkan masalah dengan
pihak lain dan berujung pada gagalnya public
relations perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar